Tips mendapatkan sponsor :
1. Membuat Proposal Sponsorship
Siapa yang harus membuat proposal ?
- Ketua acara (menelurkan visi dan misi yang akan dituliskan ke dalam proposal)
- Divisi multimedia (sebagai eksekutor yang mendesain proposal)
- Divisi sponsorship (membuat isi dari proposal sponsorship)
Apa saja konten dari proposal sponsorship ?
Proposal sponsorship tidak memiliki standard. Dikreasikan sesuai keinginan masing masing kepanitiaan. Namun yang harus diingat adalah proposal merupakan presentasi panitia dalam mempromosikan acara di depan sponsor.
Berikut ada beberapa konten yang kami dapat dari pengalaman kepanitiaan mengenai konten yang sering ditanyakan oleh sponsor :
I. Visi, misi dan tujuan acara. Menunjukan seberapa serius acara ini
II. Logo acara, logo organisasi dan logo KEMA FK Unpad.
III. Alasan mengapa acara ini perlu dilaksanakan: jelaskan manfaat ke sosialnya seperti apa. Ingatlah bahwa bantuan yang diberikan oleh sponsor itu bentuknya CSR (Corporate Social Responsibility). Akan lebih mudah bagi suatu acara untuk mendapatkan sponsor jika acaranya ini mempunyai dampak ke masyarakat*
IV. Penawaran sponsorship
V. Kontak yang bisa dihubungi
VI. Prosedur bersponsorship yang ditentukan oleh panitia.
VII. Buatlah bentuk proposal yang sulit untuk ditumpuk (contoh : dimasukkan kedalam kotak, kertasnya dilipat sehingga membentuk bentuk tertentu yang tidak bisa ditumpuk)
2. Kapan proposal sponsorship harus sudah dicetak ?
Kami sarankan untuk dicetak minimal 2-3 bulan sebelum acara berlangsung. Dari beberapa pengalaman sponsorship di FK Unpad, ada beberapa perusahaan yang membutuhkan waktu 3 bulan untuk memproses proposal yang masuk.
Usahakan melakukan sponsorship sebelum bulan berakhiran –ber (september, oktober, november, desember). Karena beberapa perusahaan bahkan banyak perusahaan yang sudah tutup buku. Arti tutup buku adalah, pengeluaran dari suatu perusahaan akan ditutup menunggu kegiatan buka buku yang biasanya diselenggarakan tahun depannya.
3. Prototipe lain dalam bersponsorship?
Surat pengantar prosposal (ini biasanya diinginkan oleh sponsor, namun dr oky pernah menolak memberikannya) sehingga bisa diganti dengan :
Surat pengantar namun tanpa TTD dokter Oky. (ketua acara, ketua KEMA, dan ketua Organisasi)
Proposal internal yang telah disahkan (fotocopy saja)
Dipilih saja mana yang paling memungkinkan.
MoU . Biasanya perusahaan sudah membuatnya sendiri. Jadi sekedar untuk berjaga jaga saja.
4. Tips tambahan untuk kalian yang bersponsorship
Hindari yang namanya PROPOSAL GAK JADI JADI. Bikin timeline yang jelas. Kalian bisa liat di poin satu siapa saja yang harus terlibat dalam pembuatan proposal (2-3 orang yang membuat itu cukup)
Setiap organisasi punya dosen pembimbing, cobalah untuk berkomunikasi dengan dokter pembimbing organisasi tentang bagaimana acara yang baik. Dokter itu sudah lebih berpengalaman mengurusi kemahasiswaan jadi coba tanya baiknya gimana, semoga mereka memberikan juga link yang berguna keperusahaan.
Libatkan alumni didalamnya. KEMA memiliki divisi Profhubal (Profesi dan Hubungan alumni) yang bisa menghubungkan kalian dengan alumni. Kalau ada acara yang membutuhkan pembicara ataupun narasumber, cobalah cari yang lulusan FK Unpad dulu. Insyaallah mereka lebih ikhlas dari segi pembayaran dibanding kan pihak eksternal. Semoga..
5. Mindset panita sebelum bersponsorship
Acara ini ditopang oleh uang pendaftaran (jangan paksa divisi sponsorship ataupun danus untuk mencari uang). Kebutuhan makanan, penginapan harus bisa tertutupi melalu uang pendaftaran. Kecerdasan panitia untuk menarik peserta sebanyak mungkin lah titik berat dari terkumpulnya banyak uang untuk acara.
Bentuk sponsorship itu luas. Menurut Timothy R.Clark (EPIC Change; 2008), ada beberapa bentuk sponsorship yakni:
- Nominal sponsorship: meminjam kredibilitas orang lain melalui namanya.
- Institutional sponsorship: meminjam kredibilitas dari organisasi lain.
- Concept sponsorship: meminjam kredibilitas suatu konsep atau gagasan orang lain.
- Brand sponsorship: meminjam kredibilitas sebuah brand.
- Data sponsorship: meminjam kredibilitas dari data milik orang lain.
"Kredibilitas adalah kualitas, kapabilitas, dan kekuatan untuk memunculkan kepercayaan"Selamat bersponsorship!
Artikel ini dipersembahkan oleh @danusPHKemaFKUnpad
Di tulis oleh admin (Pengurus Harian) Kema FK Unpad